Tietosuojaseloste

Rekisteriseloste, suoramarkkinointi ja asiakkaan informointi: Henkilötietolaki (523/1999) §10, §19 ja §24. Rekisterin ylläpitäjä sekä asiakas- ja laskutusrekisteristä vastaava taho:

  • Perhepalvelut ILO Oy
  • Y-tunnus 3009687-5
  • c/o Studiopysäkki, Järvihaantie 4 B, 01800 Klaukkala

 

REKISTERIN YHTEYSHENKILÖ

Sari Mäenpää, Puh. 020 730 5555, osoite: Perhepalvelut ILO Oy, c/o Studiopysäkki, Järvihaantie 4 B, 01800 Klaukkala, sähköposti: [email protected]

 

REKISTERIIN LIITTYVÄT SIVUSTOT

www.perhepalvelutilo.fi

 

REKISTERIN NIMI

Perhepalvelut ILO Oy:n henkilötietolain (523/1999) §19 mukainen asiakasrekisteri ja §10 mukainen muu asiakasrekisteri. Kyse on sosiaalihuollon rekisteristä.

 

HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYN TARKOITUS JA PERUSTE

Asiakasrekisteri

Asiakasrekisteriin kerätään tietoja asiakkaista, jotka kuuluvat Perhepalvelut ILO Oy:n tuottamien palveluiden piiriin. Asiakasrekisteriin kerätään henkilötietoja, jotta palvelu voidaan tarjota lainmukaisesti ja yksilöllisesti. Asiakkaiden henkilötietoja käytetään asiakkuuden hoitoon, yhteydenpitoon ja laskutukseen. Asiakastietojen käsittely perustuu lakiin tai asiakkaan suostumukseen. Asiakasrekisteriin tallennettuja tietoja käytetään asiakkuuteen tai muihin lain ja suostumusten mukaisiin käyttötarkoituksiin.

Arvonlisäverottoman palvelun tuottamisessa palvelusuunnitelmaan ja palvelusopimukseen kirjataan asioita, jotka toimivat todistein kyseiseen palveluun.                                                                                                                   

 

Sähköpostilista

Rekisterin henkilötietoja käytetään yhteydenpitoon sähköpostilistalla oleviin käyttäjiin sekä yrityksen ja asiakkaiden välisen asiakassuhteen hallintaan ja ylläpitoon.

Rekisteröidyn asiakkaan henkilötietoja voidaan käsitellä seuraavia tarkoituksia varten:

  • asiakassuhteen ylläpito, hoitaminen ja kehittäminen
  • palvelujen toteuttaminen
  • asiakas- ja kävijätapahtumien varmentaminen
  • asiakaspalvelun, toiminnan ja sivustojen kehittäminen
  • mielipide- ja markkinatutkimusten toteuttaminen
  • tuotteiden ja palvelujen markkinointi sekä tietojen tilastointi ja analysointi

Rekisteröityä asiakasta tiedotetaan yrityksen ajankohtaisista tapahtumista henkilötietolain mukaisesti. Asiakkaalta pyydetään kirjallinen lupa, että yritys saa lähettää sähköpostin välityksellä myös suoramarkkinointi-, suoramainonta-, mielipide-, markkinointitutkimusmateriaalia ja/tai muihin näihin rinnastettaviin osoitteellisiin lähetyksiin.                                          

 
TIETOSISÄLTÖ, TIETOLÄHTEET JA TIETOJEN LUOVUTUS

REKISTERIN TIETOSISÄLTÖ

Asiakasrekisteri

Rekisteriin kerätään asiakkaan palvelusopimuksen yhteydessä kirjatut tiedot, jotka katsotaan tarvittavan asiakassuhteen asianmukaiseen hoitamiseen. Asiakasrekisterissä säilytetään myös maksusitoumuksia tai asiakkaan muita tietoja, jotka palvelujen ostaja katsoo tarpeelliseksi yrittäjälle toimittaa. Asiakkaan tiedot lähettävä viranomainen huolehtii omasta puolestaan tietojen antamiseen liittyvistä lainmukaisista velvoitteista sekä asiakkaan suostumuksesta tietojen antamiseen.

Palvelusopimukseen kirjataan asiakkaan:

  • asiakkaan nimi
  • asiakkaan osoite
  • asiakkaan puhelinnumero ja sähköpostiosoite
  • palvelu
  • sovitut asiat
  • laskutus
  • sopimuksen voimassaoloaika
  • päiväys ja paikka
  • allekirjoitukset

Arvonlisäverottoman palvelun tuottamisesta asiakkaan kanssa kirjataan myös palvelusuunnitelma.

Palvelusuunnitelmaan kirjataan:

  • asiakkaan nimi
  • asiakkaan henkilötunnus
  • asiakkaan osoite
  • asiakkaan puhelinnumero ja sähköpostiosoite
  • huoltajien yhteystiedot (kirjataan jos asiakas on alaikäinen)
  • asiakkaan oma näkemys palvelun tarpeelle/ syy palveluihin hakeutumiseen
  • palvelu ja palveluiden tarve
  • palvelun tavoitteet
  • käytettävät työskentelymenetelmät
  • asiakkaan voimassaolevat muut toimintakykyä tukevat palvelut
  • yhteydenpito huoltajien kanssa (kirjataan jos asiakas on alaikäinen)
  • palvelusuunnitelman seuranta ja tarkastus
  • suunnitelman yhteydessä käydään läpi myös palveluntuottajan ilmoitusvelvollisuus, palveluntuottajan vaitiolovelvollisuus sekä palveluntuottajan vastuuvakuutus (kirjataan rasteina, että asiat käyty läpi)
  • paikka ja päiväys
  • allekirjoitukset

 

Sähköpostilista

Sähköpostilistaan kerätään ainoastaan asiakkaan sähköpostiosoite. Sähköpostilistalle liittynyt käyttäjä voi milloin tahansa pyytää tietojensa poistamista sähköpostilistalta ottamalla yhteyttä rekisterin ylläpitäjiin ohjeiden mukaisesti. 

 

SÄÄNNÖNMUKAISET TIETOLÄHTEET

Asiakasrekisteri

Henkilötiedot saadaan, kun asiakkuus alkaa ja palvelusopimus/palvelusuunnitelma kirjataan yhdessä asiakkaan kanssa manuaalisesti laatien. Tietoja antaa asiakas itse ja/tai hänen asioistaan vastaava viranomainen esim. sosiaalityöntekijä asiakkaan luvalla lainmukaisiin perusteisiin nojaten.    

 

TIETOJEN SÄÄNNÖNMUKAISET LUOVUTUKSET

Asiakastiedot ovat salassapidettäviä ja yrityksen työntekijöillä on salassapitovelvollisuus. Asiakastietoja voidaan luovuttaa vain asiakkaan tai hänen laillisen edustajansa suostumuksella sekä nimenomaisen lainsäännöksen nojalla.

Asiakastietojen säännönmukaista luovuttamista ei tapahdu.

Asiakkaan kirjallisella suostumuksella tai nimenomaisen lainsäännöksen perusteella voidaan luovuttaa tietoja asiakkaan palvelusuunnitelmaan kirjatuille viranomaisille, mikäli se on asiakkaan palvelusuunnitelman toteuttamiseksi tarpeellista.

 Asiakkaan huoltaja, muu laillinen edustaja sekä asiakkaan lähiomainen voivat saada tietoja, jos asiakas on antanut tähän suostumuksensa. Suostumus on kirjattu asiakkaan asiakasrekisteritietoihin.

Jos alaikäinen asiakas ikäänsä ja kehitystasoonsa nähden kykenee päättämään asiakkuudestaan ja tiedon antamatta jättäminen ei vaaranna lapsen (psyykkistä tai fyysistä) kasvua ja kehitystä, hänellä on oikeus kieltää asiakkuuttansa koskevien tietojen antaminen huoltajalleen tai muulle lailliselle edustajalleen.

Henkilötietoja voidaan luovuttaa Suomen lakien mukaisesti viranomaisille niin pyydettäessä.

 

TIETOJEN SIIRTO EU:N TAI ETA:N ULKOPUOLELLE

Tietoja ei luovuteta Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.                                                                                  

Rekisteritietoja voidaan luovuttaa EU:n ja ETA:n ulkopuolelle vain rekisteröidyn nimenomaisella luvalla tai rekisteröidyn elintärkeän edun suojaamiseksi.

 

KUVAUS REKISTERIN SUOJAUKSEN PERIAATTEISTA

Asiakasrekisterinä käytetään Nappula-tiedonhallintajärjestelmää, joka on yleisesti käytössä lastensuojelun ja sosiaalihuollon palveluissa. Rekisteriin tallennettavat henkilötiedot on säädetty salassa pidettäviksi. Asiakasrekisterinä käytettävä tiedonhallintajärjestelmä on suojattu ja sijoitettu siten, ettei asiaankuulumattomilla tahoilla ole pääsyä rekisteritietoihin.

Rekisterin tiedot on suojattu tietoturvallisesti niin, että niitä pääsee katsomaan vain siihen oikeutettu Perhepalvelut ILO Oy:n työntekijä. Työntekijöillä on vaitiolovelvollisuus ja käyttöoikeuden saaminen edellyttää kirjallista vaitiolositoumusta sekä tietoturvasitoumusta. Tietojen käyttö perustuu asiakassuhteeseen. Rekisterissä olevia tietoja ei luovuteta sivullisille.

Asiakkaan palvelusopimus ja palvelusuunnitelma täytetään manuaalisesti tai sähköisesti. Asiakassuhteen aikana kertynyttä materiaalia säilytetään lukitussa tilassa lain vaatimien ohjeiden mukaan. Asiakassuhteen päättymisen jälkeen materiaali luovutetaan asiakkaalle ja/tai hänen asioistaan vastaavalle viranomaiselle.

Perhepalvelut ILO Oy:n työntekijät ovat sitoutuneet salassapitovelvoitteisiin, joilla suojataan asiakkaan henkilötiedot lain edellyttämällä tavalla. Salassapito- ja vaitiolovelvollisuus jatkuu myös palvelussuhteen päätyttyä.

Laskutuksessa käytetty asiakasrekisteri on tallennettu ja suojattu siten, ettei asiaankuulumattomilla tahoilla ole pääsyä rekisteritietoihin.

 

REKISTERÖIDYN INFORMOINTI

Rekisteröityä asiakasta on informoitava rekisterinpidosta ja hänen oikeuksistaan rekisteritietoihin. Tämä tietosuojaseloste on luotu asiakkaan informointia varten. Tietosuojaiseloste on luettavissa yrityksen nettisivuilla: www.perhepalvelutilo.fi

Tietojen rekisteröinnistä kerrotaan myös suullisesti asiakaspalvelutilanteessa asiakkaan  ensikäynnin yhteydessä.

 

TARKASTUSOIKEUS

Asiakasrekisterissä olevalla asiakkaalla (asiakasrekisteri) tai sähköpostilistalla olevalla asiakkaalla on henkilötietolain 26§ mukaisesti oikeus tarkistaa, mitä häntä koskevia tietoja rekisteriin on tallennettu, mikäli siihen ei ole lainsäädännöllistä estettä. Tarkastuspyyntö tulee lähettää kirjallisesti ja allekirjoitettuna osoitteella: Tietosuojavastaava /Perhepalvelut ILO Oy, ℅ Studiopysäkki, Järvihaantie 4 B, 01800 KLAUKKALA. Pyynnön voi myös toimittaa kirjallisesti työntekijälle henkilökohtaisesti.

 Tarkastusoikeus toteutetaan viivytyksettä ja rekisteröidyllä henkilöllä on oikeus saada tiedot maksutta. Rekisteröidyllä asiakkaalla on oikeus vaatia tiedon oikaisemista, poistamista tai käsittelyn rajoittamista. Rekisterinpitäjän on ilman aiheetonta viivytystä oma-aloitteisesti tai asiakkaan vaatimukseta oikaistava, poistettava tai täydennettävä asiakasrekisterissä oleva, käsittelyn tarkoituksen (asiakasrekisterin käyttötarkoitus) kannalta virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto. Rekisteröidyllä on myös oikeus vaatia rekisterinpitäjää rajoittamaan henkilötietojensa käsittelyä esimerkiksi siinä tilanteessa, kun rekisteröity odottaa Perhepalvelut ILO Oy:n työntekijän vastausta tietojensa oikaisemista tai poistamista koskevaan pyyntöön.

Tarkastuspyynnössä tulee olla maininta, että pyyntö koskee Perhepalvelut ILO Oy:n asiakasrekisterin rekisteritietoja. Jos tiedoissa on virheitä, asiakas voi esittää rekisterin yhteyshenkilölle virheen korjaamista koskevan pyynnön. Oikaisupyyntö tulee tehdä kirjallisesti. Pyynnössä tulee perustella ja yksilöidä tarkasti, mitä tietoa vaaditaan korjattavaksi, mikä asiakkaan mielestä on oikea tieto ja miten korjaus pyydetään tekemään.

Rekisterin ulkopuolisella henkilöllä ei ole tarkastusoikeutta, vaikka häntä koskevia tietoja voi olla tallennettuna asiakasta koskeviin tietoihin.

 

OIKEUS VAATIA TIEDON KORJAAMISTA

Korjauspyyntö ja käsittelyn rajoittamista koskeva pyyntö tehdään kirjallisesti siihen erikseen tarkoitetulla lomakkeella, jonka saa työntekijöiltä pyydettäessä. Korjauspyyntö osoitetaan rekisterinpitäjälle tämän tietosuojaselosteen mukaisesti, sekä toimitetaan lisäksi aina henkilökohtaisesti Perhepalvelut ILO Oy:n työntekijälle. Asiakkaan henkilöllisyys varmennetaan luotettavalla tavalla.

Mahdollisesti virheelliset merkinnät korjataan niin, että merkintä on myöhemmin luettavissa. Korjauksen tekijän nimi, korjauksen tekopäivä ja korjauksen peruste merkitään asiakastietoihin.

Yritys sitoutuu oma-aloitteisesti tai rekisteriin kirjatun henkilön vaatimuksesta oikaisemaan tai täydentämään rekisterissä olevat tiedot, joiden todetaan olevan virheellisiä, tarpeettomia tai puutteellisia. Mikäli tiedon korjaamista ei hyväksytä, annetaan asiakkaalle perusteltu ilmoitus, jossa kerrotaan syyt, joiden vuoksi vaatimusta ei hyväksytty.

Rekisteröidyllä asiakkaalla on oikeus tehdä valitus toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle, jos rekisterinpitäjä ei ole noudattanut toiminnassaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä tai rekisteröity on tyytymätön yritykselle lähettämäänsä valituksen käsittelyyn. Valitus tehdään valvontaviranomaiselle. http://www.tietosuoja.fi/fi/index/yhteystiedot.html | [email protected]

 

MUUT OIKEUDET

Yritys pitää oikeuden muuttaa tätä tietosuoja ja rekisteriselostetta aika ajoin täyttääkseen oikeudelliset velvoitteensa.

Rekisteriseloste ja tietosuoja päivitetty 13.10.2019